Ogni giorno riceviamo e accumuliamo una quantità crescente di informazioni: report, contratti, verbali, presentazioni, articoli, dispense, bollette e manuali di istruzioni. I documenti non mancano; ciò che spesso manca è il tempo necessario per leggerli, confrontarli e individuare ciò che davvero ci serve.
Gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarci, ma quelli di uso generale presentano un limite: le loro risposte possono basarsi su informazioni provenienti dal web o su conoscenze non direttamente collegate ai nostri documenti. 
In alcuni casi possono anche produrre risposte inesatte o prive di un fondamento verificabile, fenomeno comunemente definito “allucinazione”. 
Per affrontare questo problema, Google ha sviluppato NotebookLM, recentemente rinominato Gemini Notebook: uno strumento pensato per lavorare soprattutto sui materiali scelti e caricati dall’utente.

Un assistente che parte dalle nostre fonti

Il principio di funzionamento è semplice. Si crea un quaderno digitale dedicato a un argomento, a un progetto o a una necessità specifica e vi si inseriscono le fonti che si desidera consultare. Possono essere caricati, tra gli altri, documenti PDF e Word, presentazioni, fogli di calcolo, file audio, immagini e testi. È possibile aggiungere anche collegamenti a pagine web e video pubblici, dei quali il sistema utilizza i contenuti testuali o la trascrizione. 
A quel punto si possono porre domande in linguaggio naturale, come se ci si rivolgesse a un collaboratore che ha già letto tutto il materiale.
Per esempio: 
• Quali sono i punti principali di questi documenti? 
• Ci sono differenze tra le due versioni del contratto? 
• Quali decisioni sono state prese durante le riunioni? 
• Dove viene trattato un determinato argomento? 
• Puoi preparare una sintesi delle informazioni più importanti?

Le risposte sono accompagnate da riferimenti alle fonti. Selezionando una citazione, è possibile risalire al passaggio del documento dal quale è stata ricavata l’informazione. Questa caratteristica non elimina la necessità di controllare il risultato, ma rende la verifica più semplice e immediata.

L’utilizzo può essere riassunto in tre passaggi.
Il primo consiste nel creare un notebook, cioè uno spazio dedicato a un tema. 
Può riguardare un progetto di lavoro, una materia di studio, una ricerca personale, una trattativa, un viaggio o anche la documentazione relativa a un elettrodomestico.
Il secondo passaggio è il caricamento delle fonti. 
Più i materiali sono pertinenti e ben selezionati, più le risposte possono risultare utili. Non è quindi necessario inserire tutto ciò che si possiede: è preferibile scegliere i documenti realmente collegati alla domanda che si vuole affrontare.
Il terzo passaggio è il dialogo con il sistema. 
Si possono chiedere riassunti, confronti, spiegazioni, elenchi di attività, cronologie o chiarimenti su singoli punti. Se una risposta è troppo generica, è possibile formulare una domanda più precisa o indicare quali fonti prendere in considerazione.

Dal lavoro alla vita quotidiana

Uno degli aspetti più interessanti di Gemini Notebook è la varietà degli impieghi possibili.

Nel lavoro può essere utilizzato per preparare una riunione raccogliendo verbali precedenti, presentazioni, corrispondenza e documenti di progetto. Il sistema può riassumere le decisioni già prese, evidenziare le questioni ancora aperte e aiutare a predisporre una lista degli argomenti da affrontare. Prima di una trattativa, si possono caricare comunicati, interviste, contratti e informazioni sulla controparte. È quindi possibile chiedere una sintesi delle priorità emerse o un confronto tra posizioni differenti. Può inoltre essere utile per esaminare documenti complessi, individuare date discordanti, confrontare versioni successive o verificare se una determinata informazione sia presente nelle fonti disponibili.
Non sostituisce il controllo di un professionista, soprattutto in ambito legale, medico o finanziario, ma può facilitare la prima lettura del materiale.

Nello studio, dispense, appunti, articoli e capitoli di libri possono essere raccolti in un unico spazio. Lo strumento può spiegare un concetto, creare domande di ripasso, preparare una guida allo studio o mettere in relazione argomenti presenti in fonti diverse. L’utilità non si limita però al lavoro e alla formazione.

Un esempio molto concreto riguarda i manuali di istruzioni. Caricando la documentazione di un macchinario, di un’automobile o di un elettrodomestico, si può chiedere il significato di un codice di errore, come effettuare una determinata operazione o dove trovare un’informazione senza dover leggere centinaia di pagine. Allo stesso modo, si possono raccogliere documenti relativi a un viaggio, a una pratica amministrativa o a un acquisto importante e utilizzarli per ottenere una sintesi ordinata delle informazioni. 

Non solo risposte scritte

Gemini Notebook non si limita a rispondere alle domande. A partire dalle fonti può creare diversi tipi di contenuto, come briefing, guide, schemi, mappe concettuali e materiali di approfondimento. 

Una delle funzioni più note è la sintesi audio, che trasforma i documenti in una conversazione tra voci artificiali. In questo modo è possibile ascoltare una panoramica dei contenuti mentre si viaggia, si cammina o si svolgono altre attività.
In base al piano utilizzato e alla disponibilità delle funzioni, il sistema può offrire anche presentazioni, infografiche, analisi di dati e altri contenuti strutturati. Poiché il servizio è in continua evoluzione, alcune possibilità possono variare nel tempo o essere riservate a specifiche versioni. 

L’integrazione con Gemini

Gemini Notebook è sempre più collegato all’ecosistema di Google. I notebook possono essere utilizzati anche attraverso Gemini, evitando in molti casi di dover ricaricare gli stessi materiali quando si passa da un ambiente all’altro. È tuttavia utile conoscere una differenza. All’interno di Gemini Notebook, le risposte sono costruite principalmente sulla base delle fonti selezionate. Nell’app Gemini, invece, il sistema può affiancare ai documenti anche altri strumenti e informazioni provenienti dal web. Prima di utilizzare una risposta è quindi sempre opportuno controllare le citazioni e capire da dove provengano i dati.

Attenzione alla riservatezza

La possibilità di analizzare rapidamente molti documenti è utile, ma richiede attenzione.
Prima di caricare materiale aziendale, dati personali, contratti o informazioni sensibili, è necessario verificare le regole della propria organizzazione e le condizioni previste dal tipo di account utilizzato. Google dichiara che i contenuti caricati in Gemini Notebook non vengono utilizzati per addestrare i suoi modelli di intelligenza artificiale. Fanno eccezione le interazioni che l’utente sceglie volontariamente di condividere con Google per valutare una risposta o segnalare un problema. 
Il trattamento dei dati può comunque cambiare quando le informazioni vengono condivise con altri servizi, come l’app Gemini, e dipende dalle relative impostazioni e condizioni d’uso. Gli account professionali e Workspace possono prevedere tutele aggiuntive.
In ogni caso, la regola più prudente rimane semplice: non caricare documenti riservati senza avere prima verificato autorizzazioni, contratto, licenza e politiche interne. Quando possibile, è inoltre consigliabile eliminare o anonimizzare dati personali e informazioni non necessarie. 
Uno strumento, non un sostituto del giudizio: Gemini Notebook non sostituisce l’esperienza, il pensiero critico o la responsabilità di chi prende una decisione. Può commettere errori, interpretare male una fonte o non riconoscere un’informazione importante.
Il suo valore consiste soprattutto nel ridurre il tempo impiegato per cercare, organizzare e confrontare le informazioni. Permette di iniziare la lettura da una sintesi, individuare rapidamente i passaggi rilevanti e tornare con facilità ai documenti originali.

In un’epoca in cui siamo circondati da informazioni, ma disponiamo di poco tempo per esaminarle, strumenti come Gemini Notebook possono aiutarci a trasformare una raccolta disordinata di documenti in un insieme più accessibile e comprensibile.
La tecnologia facilita il lavoro; la verifica e il giudizio restano nelle nostre mani.