Tempo di Smart Working, perché nulla sarà come prima

Il cambiamento del contesto ha favorito la diffusione di soluzioni digitali che permettono ai “knowledge worker” di lavorare in ogni luogo come e meglio di prima, perché nuove combinazioni di tecnologia, persone, visione, strategia, organizzazione e formazione aprono nuove prospettive.

Maria Teresa Lacquaniti

Innovation Manager Associata ALDAI-Federmanager - mariateresa.lacquaniti@gmail.com
Il primo servizio ferroviario commerciale cominciò a operare tra Liverpool e Manchester nel 1830. L'orario delle corse venne introdotto solo 10 anni dopo.

Alcuni anni prima il servizio di diligenze pubblicava l'orario, ma solo per la partenza. Anche perché il mezzogiorno di Londra poteva corrispondere alle 12:20 della città di destinazione. 

Il motivo di queste apparenti stranezze è il fatto che l'economia del tempo, ancora basata sui cicli naturali delle stagioni, non richiedeva alle persone, in gran parte dedite all'agricoltura, di regolarsi su orari che non fossero le ore di luce disponibili.

La rivoluzione industriale, con masse di persone tenute a presentarsi insieme per occupare il posto nelle catene di montaggio, richiedeva una sincronia stabilita solo nel 1847. È in quell'anno che le società ferroviarie britanniche stabiliscono che gli orari dei treni dovessero essere calcolati sull'ora dell'osservatorio di Greenwich.

La diffusione del cosiddetto Smart Working, da molte parti incentivato quando non imposto, è in grado di generare risparmi economici consistenti, che sfruttiamo solo in parte per la difficoltà di abbandonare, oltre allo spazio dell'ufficio, il concetto di compresenza … Se invitiamo le persone a lavorare da casa senza tenere conto del ruolo che hanno all'interno dei processi e delle relazioni che hanno con i colleghi, il risultato che ne avremo sarà solo telelavoro, con un probabile aumento delle incombenze per chi governa l'impresa.
Una scelta quasi necessaria deve essere ponderata e adattata alle caratteristiche del proprio business, se non vogliamo rischiare di perdere un treno che, più che a un orario diverso dal nostro, viaggia a una velocità che non siamo in grado di reggere…

Dall’ufficio al telelavoro: business must go on!

Ci siamo lasciati qualche mese fa parlando di come lo Smart Working, fosse stato un’ancora di salvezza, durante il periodo del lock down, per molte realtà economiche.

A marzo 2020, quando la pandemia ha sconvolto il mondo, la priorità era consentire la continuità operativa, garantendo la salute e la sicurezza dei dipendenti. Il lavoro da casa e la rapida implementazione delle tecnologie di collaborazione remota hanno evitato la paralisi delle imprese.

Ma il percorso in emergenza è tutt'altro che finito. In un momento così complicato le aziende devono essere attente e rivalutare le loro sfide e opportunità tenendo conto delle tecnologie, dei cambiamenti di contesto e delle nuove modalità di lavoro. I leader dell’IT devono essere pienamente coinvolti in questa definizione delle priorità, quanto quelli dell’HR. Information Technology vuol dire digitalizzazione ma anche sostenibilità ed oggi il più grande test di leadership IT potrebbe essere quello di dare direttive precise sui progetti utili e quelli da eliminare, non necessari, che produco spreco di risorse e favorire, proteggere, gli sforzi tecnologici (in particolare quelli di trasformazione, magari all’apparenza più banali), che aiuteranno a ridurre i costi a lungo termine per garantire la sostenibilità dell’impresa.

Questo è il momento di investire con piani di innovazione a lungo termine che vadano oltre i risultati economici di breve periodo per dare prospettive all'impresa, ai collaboratori e ai clienti ed all’intera filiera produttiva.

In molti casi Smart Working è una terminologia sovradimensionata rispetto a quanto realmente è stato e viene applicato da dipendenti ed aziende. Gli ultimi sei mesi sono equivalenti a un test di leadership su scala gigantesca. 

Abbiamo provato a sviluppare e a mettere in campo un modello organizzativo che potesse aiutare a sviluppare un’organizzazione smart con un piano di sviluppo della maturità digitale in grado di poter permettere ai processi di essere attuati in sicurezza ed a distanza dando priorità alla salute dei dipendenti, alla cura dei clienti, alla collaborazione con i fornitori, alla sostenibilità aziendale ed ambientale.

Abbiamo vissuto l’inizio della pandemia con disorientamento iniziale per l’incertezza di cosa ci aspettasse, ma abbiamo acquisito pian piano consapevolezza di dove stavamo andando e di quanto utile sia stato e sarà questo periodo. Molti hanno messo a fuoco valori e in qualche modo si sono cimentati, rimescolando le carte che ora possono essere messe in ordine e giocate seguendo la logica dell'efficacia per la crescita e lo sviluppo.

Sviluppiamo il tema Smart Working

Le aziende oggi hanno l’opportunità di conoscere il percorso per diventare, attraverso i dati e le persone vere e proprie unità intelligenti, capaci di valutare, scegliere e anche rischiare nuove soluzioni. Gli imprenditori, pur consapevoli dei rischi, hanno la possibilità di dare nuove prospettive all'impresa, ai collaboratori e ai clienti.

Il Covid-19 ha imposto nuove riflessioni sui cambiamenti del contesto e sulla gestione aziendale, ma dopo l'aggiornamento della strategia l’importante è agire, investire consapevolmente nella propria organizzazione: trasformazione digitale e formazione che aiuti ad acquisire gli strumenti, le competenze di cui tanto si parla. Valutare, analizzare per identificare le aree critiche per definire le priorità e una visione chiara e univoca; un progetto di rilancio.

È ora di agire …

I dati indicano che da marzo 2020 l'uso di Internet è aumentato del 60%, ma il nostro tessuto industriale costituito da piccole e medie imprese è in ritardo nell’adozione di strumenti digitali in linea con le esigenze del momento storico che stiamo vivendo. E il tempo stringe. In Europa, alcune ricerche mostrano che solo il 16% delle aziende aveva investito nella propria strategia aziendale post-Covid entro l'estate, mentre un quarto delle aziende ha investito nell'area APAC. Nel Nord America, il 34% ha messo in moto i propri piani per un mondo post-pandemia. Il senso di urgenza invita a  cambiare e cambiare presto per invertire il declino degli ultimi anni che ci ha visto scivolare lentamente dietro la concorrenza americana e asiatica.

Ora più che mai servono competenze, il Covid 19 ci tiene ancora compagnia e non sapremo per quanto, ma abbiamo imparato a proteggerci e a curarlo in attesa di debellarlo con il vaccino.

Un saggio una volta disse che l'unica cosa da temere è la paura. In un momento di crisi, l'autoconservazione è un potente istinto. Prendere la decisione sbagliata sulla spesa o un errato investimento in una strategia e o in una tecnologia è una prospettiva pericolosa, soprattutto quando il futuro è così incerto. Ma la paura di cattivi investimenti non dovrebbe impedirci di fare scelte lungimiranti.

Allora come sarà o come dovrebbe essere questo Smart Working ?

Non sappiamo esattamente quale sarà il modello finale perché come l’orario del treno del 1830 ci misuriamo con l’esperienza acquisita.

In questa seconda ondata si è perso l’entusiasmo iniziale del lavoro da casa perché tanto si è detto e poco si è fatto ed abbiamo dimenticato che gli “operatori” dello Smart Working sono le stesse persone che affollavano gli uffici, che socializzavano e forse si è sottovalutato il ruolo che le emozioni possono giocare nel funzionamento delle organizzazioni. L’organizzazione è oggi protagonista nel continuare a motivare le persone, essere in grado di creare emozioni virtuali attraverso una leadership che trasmetta condivisione di significati e di emozioni per mantenere saldo e vivo lo spirito di squadra: il ritorno alla passione per il lavoro, al rispetto della singola persona ed al contributo che dà all’interno dell’organizzazione.

Ebbene ora abbiamo chiaro che per poter sfruttare al meglio questo Smart Working dalle mille interpretazioni è importante che si lavori ad un progetto che parta dalla formazione e comprensione delle persone e allo sviluppo di strumenti e servizi aziendali che lo permettano. È necessario gestire la formazione per capire meglio le persone, come si sentono e come i nostri sacrifici debbano essere coniugati con la socialità.

Gli impatti dello Smart Working li abbiamo visti dal lato positivo ma come in tutte le cose anche in questa c’è un lato negativo. Lo SW che non nasce per l’emergenza Covid 19 ma per migliorare il work life balance che tanto abbiamo anelato negli anni in considerazione dei ritmi sempre più frenetici che la società ci imponeva, si è improvvisamente ritrovato sulla scena come protagonista della continuità operativa dell’intera economia.

Una continuità operativa che deve essere messa a regime per poter garantire sicurezza operativa ma anche psicofisica dei dipendenti cercando di offrire anche coffee break virtuali che permettano di continuare e innalzare la socialità attraverso la condivisione di contenuti virtuali.

E per finire storie di socialità virtuale, strumenti e app per facilitare la vita da smart worker, consigliati da professionisti IT nel mondo. Strumenti, APP che hanno cambiato il modo in cui gestiscono il loro tempo e migliorano la loro attenzione.  E queste APP sono dettagli importanti riferimenti bibliografici per ogni azienda per affrontare e vincere le sfide che il mercato sta predisponendo.

Dalle soluzioni intelligenti per il calendario agli strumenti che aiutano a eliminare le distrazioni che fanno perdere tempo, con uno slogan che è: “ potresti essere a una sola app dall'aggiungere preziosi minuti - o ore - alla tua giornata!”

Ecco alcuni esempi correlati da testimonianze di utenti di aziende internazionali:
  • Clockwise mette insieme gli eventi e le riunioni per creare ampi intervalli di tempo focalizzato. Programma persino il pranzo in base alla disponibilità e alle preferenze; e la sincronizzazione è a livello di gruppo cercando di incontrare le esigenze di tutti! "La cosa che mi piace di più è che non sposta gli appuntamenti a mio vantaggio e a scapito di tutti quelli che sto incontrando: cerca di ottimizzare le voci del calendario per tutti i soggetti coinvolti. Mi dà anche visibilità sul tempo della mia squadra. Posso capire a colpo d'occhio se i membri del team sono in riunione in questo momento e quanto tempo hanno a disposizione per assicurarsi che non siano sovraccarichi." - David Egts, capo tecnologo, settore pubblico nordamericano per Red Hat.
  • BlockyTime e Toggl app per il monitoraggio del tempo: "Ogni due settimane, controllo il rapporto generato automaticamente e vedo come trascorro il mio tempo. A volte confronto il risultato con gli obiettivi che mi sono prefissato. Le revisioni mensili e annuali sono istruttive e divertenti. Molto spesso, sono scioccato dalla differenza tra il tempo dedicato alle attività rispetto a quanto presumevo. Una volta che inizi a monitorare il tuo tempo, potresti essere sorpreso anche tu ". - Kate Yuan, consulente di Avvio
  • Reclaim.ai "Reclaim mi consente di impostare "abitudini", come il tempo normale per l'email o una corsa, e poi ottimizza il tempo fra le riunioni mentre vengono programmate sul mio calendario. Quando il mio calendario inizia a riempirsi, lo strumento segna i blocchi sul mio calendario come "occupato" in modo che nessuno possa programmare nulla in quei periodi. Recentemente, hanno lanciato una funzione che pianifica automaticamente il tempo per portare a termine le attività. È semplice da configurare ed è bello sapere che avrò il tempo di finire il lavoro."  - Rich Theil, CEO di The Noble Foundry
  • DF Tube: "I negozi al dettaglio sono progettati con cura per farti navigare attraverso diversi corridoi e fare acquisti d'impulso delle cose che "desideri", prima che tu possa mai arrivare alle cose che ti "servono". La galleria video, il pannello laterale e i consigli di YouTube funzionano allo stesso modo. Ti fanno passare più tempo su YouTube e guardare impulsivamente. DF Tube (Distraction Free per YouTube) ti aiuta a evitare gli impulsi mostrandoti solo i video per cui sei venuto. Da quando l'ho configurato, mi sembra di aver recuperato dai 30 ai 60 minuti per ogni visita al sito." - Ganes Kesari, co-fondatore e chief decision scientist di Gramener.
  • Krisp: "Ho utilizzato due funzioni di Krisp durante le chiamate in conferenza per ridurre il rumore di fondo con il sistema basato sull'intelligenza artificiale. Abbiamo dovuto tutti adattarci al lavoro da casa e con i figli e altri rumori in sottofondo può davvero influenzare la capacità delle altre persone di ascoltarti e capirti. La cancellazione del rumore di Krisp aumenta la mia capacità di sentire e capire." - Todd Deshane, responsabile dell'automazione e specialista della prova di concetto presso Computer Task Group.

Iniziamo perciò da un assessment dei sistemi utilizzati nell'impresa che permetta di capire e disegnare il sentiero da percorrere perché l'insieme di persone, formazione, tecnologia, strategia e visione sono Smart Working.
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