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Smart Working dall’emergenza alla continuità
Il “lockdown”, un “freezing” globale: tutti nelle nostre case a reinventarci. In quel momento, abbiamo realizzato che l’unico modo per mantenere vive le nostre relazioni con il mondo esterno era di essere “connessi”. Ma come passare dallo Smart Working alla Smart Working Organization ?
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Maria Teresa Lacquaniti
Innovation Manager Associata ALDAI-Federmanager - mariateresa.lacquaniti@gmail.com
Franco Sesona
Associato ALDAI-Federmanager - f.sesona60@gmail.com
Possedere un PC, un tablet, una connessione internet: questo è stato il primo grande elemento di distinzione e di consapevolezza.
In questo scenario, totalmente imprevisto di blocco delle attività, nasce l’esigenza di continuare l’operatività delle aziende, e il 68% circa, adotta la modalità di lavoro remoto, (remote working).
Diverse indagini hanno rilevato il gradimento, i vantaggi, l’impostazione organizzativa, gli impatti sul business e sulle persone con la consapevolezza e la maturità di una emergenza pandemica in corso.
Manageritalia ha effettuato nel 2017 una survey su un campione di oltre 1.200 manager, in cui già allora emersero le aspettative e il positivo impatto derivante dall’introduzione del lavoro agile.
Fonte: Osservatorio Manageritalia 2017
Ora stiamo sperimentando la fase 2 della pandemia nel rispetto dei protocolli anti-contagio, adottando modi diversi di vivere e agire. Il mondo vuole e deve ripartire, l’economia deve andare avanti, ora più che mai siamo consapevoli che le persone muovono l’economia e la recessione implica perdita di benessere, e fa paura.
Nessuno oggi è in grado di indicare una fine di tutto questo, perciò è indispensabile continuare con le misure di distanziamento sociale per salvaguardare la salute nostra e degli altri, ma abbiamo necessità di sviluppare nuovi modelli organizzativi per ripartire.
Lo Smart Working si è sviluppato in modo spontaneo e prorompente per far fronte al lockdown e si suppone che sarà protagonista per lungo tempo e modificherà le modalità di svolgimento del lavoro e i processi organizzativi.
Ma lo Smart Working è un facilitatore per la business continuity o rischia di diventare un tema esclusivamente commerciale?
Lo Smart Working potremmo etichettarlo Organizzazione 4.0, così come il digitale ha creato nel mondo produttivo i presupposti per l'Industria 4.0.
Di Smart Working se ne parla da anni ma, come per molte altre aree di digitalizzazione, non è stato mai una priorità perché il work -ife balance, la riduzione degli spostamenti e quindi l’impatto sull’ambiente, e l’attrazione dei Millennials sono stati sempre secondi ad altri aspetti prioritari. La crisi pandemica ha però imposto soluzioni alternative all'organizzazione tradizionale basata sulla presenza delle persone e ha stimolato nuove riflessioni sui possibili sviluppi.
Oggi lo Smart Working ha l’attenzione di tutti, e i risultati della survey Fondirigenti, pubblicata su questa rivista, dimostra quanto interesse ci sia da parte delle aziende a valutarne i vantaggi, quanto sia apprezzato dai lavoratori e quale sia stato l’impatto rispetto al periodo pre-Covid.
Nel periodo di “freezing” globale bisognava salvaguardare la salute delle persone e il lavoro, trovando soluzioni immediate e si è così dimostrata l'efficacia nel modello organizzativo a distanza:
Smart Working = Benessere delle persone = Business Continuity = Sviluppo dell’economia.
Ma quanto è stato frustrante per molti durante il lock down non avere gli strumenti, le conoscenze per connettersi, per essere operativi “as usual”?
Questa esperienza deve indurre a valorizzare le organizzazioni e le persone, a ridisegnare insieme i processi interni in modo da migliorarli con sistematicità per adattarli alle nuove esigenze. Per questo è importante che ogni azienda, ogni manager abbia una visione strategica della Smart Working Organization.
Tutti siamo consapevoli della situazione contingente e l’istinto ci porta a voler attuare una trasformazione digitale ora e subito per beneficiare di tutte le potenzialità dello Smart Working.
Ecco allora l'invito ai manager e agli imprenditori a prendere decisioni rapide, ma sviluppando un progetto organico e sistemico, valutando scenari futuri dell’azienda in grado di formulare una visione univoca e chiara del percorso da compiere, e in questa ottica rivedere le scelte relative ai progetti e al budget, perché Smart Working non vuol dire solo fornire ai propri dipendenti uno strumento di lavoro da remoto, ma adattare invece la propria organizzazione per proiettarla a soddisfare meglio i propri clienti rendendo efficaci le procedure operative con i collaboratori e i fornitori.
Lo Smart Working, strumento già previsto dalla normativa nazionale, ma utilizzato in misura non rilevante sino a fine 2019, è diventato improvvisamente per molti lo strumento principale per continuare a lavorare evitando di andare in ufficio. Nel medio–lungo periodo è però necessario soffermarsi sugli sforzi fatti per lavorare in remoto e prendere decisioni rapide su come riorganizzare il lavoro per trarne tutti i benefici che questa modalità operativa offre: maggiore soddisfazione del lavoratore, migliore produttività, riduzione dei costi aziendali legati alle sedi e agli spostamenti, benefici ambientali per la collettività.
Questa modalità Smart Working d’emergenza non potrà essere efficace sul lungo periodo se le aziende non saranno in grado di sviluppare un nuovo modello organizzativo. Perché se è vero che lo Smart Working aumenta la produttività è anche vero che le persone (Smart Worker), hanno bisogno di coordinamento adeguato che li faccia sentire protagonisti del cambiamento in atto, creando coinvolgimento e motivazione.
Per queste ragioni abbiamo voluto mettere a fattor comune in un "Smart Working Team" esperienze, competenze e conoscenze in ambito innovazione digitale e ICT per declinare un approccio che tenendo conto delle priorità e peculiarità aziendali, permetta di accompagnare le aziende, con una visione globale del contesto, alla definizione di un piano che, partendo dall’immediato, possa garantire produttività e continuità di business in sicurezza e che partendo dall'analisi della situazione e delle opportunità in prospettiva, passo dopo passo, arrivi a creare e sviluppare una cultura di Smart Working Organization.
Fonte SW Team
La nostra mission è aiutare i manager e le aziende a massimizzare gli investimenti fatti, schematizzando una serie di iniziative, di ‘azioni generative’ ,per meglio adattare la propria organizzazione ai nuovi modelli economico-sociali che si presenteranno.
Le soluzioni tecnologiche oggi presenti sul mercato sono molte, quello che manca è la cooperazione tra i vari operatori che permetta al cliente di avere una visione univoca per realizzare le scelte che consentano investimenti successivi e scalabilità delle soluzioni. Noi abbiamo studiato un metodo che unito alle nostre competenze tecniche, alla conoscenza delle soluzioni tecnologicamente avanzate presenti sul mercato (soluzioni SW, HW, Cyber Security, Data Privacy ec…), alle competenze organizzative e manageriali può favorire la realizzazione di un piano di azione che permetta alle aziende di sviluppare soluzioni a lungo termine su solide basi architetturali, organizzative e tecnologiche.
La proposta si basa su 5 step:
- Analizzare la situazione in termini di tecnologia e scalabilità, supporto tecnico e piano di comunicazione
- Identificare come sfruttare la tecnologia esistente
- Valutare un piano di consapevolezza del cambiamento per la leadership e di comunicazione aziendale
- Definire un programma per la collaborazione remota e parallelamente un piano di sensibilizzazione delle persone
- Sviluppare una roadmap successiva a supporto della costruzione di relazioni basate sulla fiducia sia con i dipendenti che con i clienti e sviluppare il piano di infrastruttura, contesto normativo e organizzativo …
Metodo SW Team
Il nostro, vuole perciò essere un intervento mirato a supportare un percorso logico per introdurre in maniera stabile lo Smart Working nei modelli organizzativi delle imprese, che consenta di affrontare il cambiamento sfruttando gli investimenti fatti e la forza della propria squadra per innovare l’organizzazione, ottenere i vantaggi legati alla produttività e ai costi aziendali garantendo la business continuity.
01 luglio 2020
