Dallo scorso anno la gestione fiscale delle trasferte richiede un livello di attenzione maggiore rispetto al passato. Il legislatore, con il decreto delegato IRPEF (D. Lgs. 192/2024) e la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), modificando gli art. 51 e 95 TUIR ha infatti previsto un duplice vincolo: oltre al necessario giustificativo fiscale della spesa, si affianca il tassativo obbligo di utilizzare pagamenti tracciabili per specifiche spese sostenute all’interno del territorio dello Stato (quindi sia all’interno che al di fuori del territorio comunale), quali vitto, alloggio e trasporti mediante taxi o noleggio con conducente (ossia autoservizi pubblici non di linea). L’inosservanza di questo “doppio obbligo” genera una penalizzazione sia per il dipendente, che perde l’esenzione fiscale del rimborso, sia per l’impresa, che non può dedurre il relativo costo. Risulta dunque utile ricapitolare le regole attualmente vigenti a seconda della destinazione del dipendente e del sistema di rimborso applicato.

In via preliminare, affinché i rimborsi non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente, le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) devono essere obbligatoriamente saldate tramite mezzi di pagamento tracciabili, quali ad esempio bonifici bancari, carte di credito, debito o prepagate. La prova dell’avvenuta transazione telematica può essere fornita esibendo la ricevuta del POS, o l’estratto conto bancario che si affianca al documento fiscale (generalmente fattura o ricevuta) recante i dettagli della prestazione resa.

Tuttavia, tale disciplina prevede specifiche deroghe. Anzitutto, l’obbligo di tracciabilità non sussiste e pertanto i rimborsi sono esenti anche se le relative spese sono regolate in contanti per:

Inoltre, come chiarito anche dalla stessa Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 188/2025, l’obbligo di tracciabilità non riguarda le spese sostenute all’estero.

Le indennità e i rimborsi spese per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale, salvo i rimborsi di spese di viaggio e trasporto, concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente (anche quando siano comprovate e documentate). L’Agenzia delle Entrate, con la recente Circolare n. 15/2025 ha confermato che non concorrono a formare il reddito di lavoro le indennità chilometriche riconosciute dal datore di lavoro qualora il dipendente sia stato autorizzato all’utilizzo del proprio mezzo, fermo restando l’obbligo di documentare la trasferta.

Tuttavia, si ricorda che anche nel caso di spostamenti all’interno del comune, qualora il dipendente si avvalga di mezzi pubblici non di linea (ad esempio taxi o NCC), l’esenzione dal reddito del rimborso è subordinata alla tracciabilità del pagamento.

Per le trasferte al di fuori del territorio comunale sono previste tre sistemi di rimborso spese distinti e alternativi fra loro (art. 51, comma 5, TUIR), ossia “analitico”, “forfetario” e “misto”. Secondo l’Agenzia delle Entrate la scelta di una delle citate modalità di rimborso vincola l’intera trasferta, non essendo consentito, ad esempio, adottare il metodo forfetario per un giorno e quello misto per il successivo. 

Nel rimborso spese “analitico” (cosiddetto “piè di lista”), sono esenti per il dipendente i rimborsi documentati per vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Sono altresì esenti, entro il limite di € 15,49 per la trasferta in Italia e di € 25,82 per la trasferta all’estero, le altre spese (ad esempio lavanderia, telefono, parcheggio), per le quali è richiesta la semplice analitica attestazione in nota spese e la cui liquidazione non è soggetta a obblighi di tracciabilità. L’Agenzia delle Entrate ha precisato che le somme eccedenti le citate soglie sono sempre imponibili, anche se analiticamente documentate.

Nel rimborso spese “forfetario”, non concorrono a formare il reddito di lavoro, oltre il rimborso delle spese di viaggio e trasporto documentate, le indennità fino ad un massimo di € 46,48 al giorno per la trasferta in Italia e di € 77,47 per la trasferta all’estero.

Infine, il rimborso spese “misto” prevede la corresponsione, in aggiunta all’indennità di trasferta, anche del rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio. In tale fattispecie, le canoniche franchigie di esenzione dell’indennità forfetaria di trasferta (€ 46,48 per l’Italia ed € 77,47 per l’estero) si riducono di un terzo, in caso di rimborso delle sole spese di vitto o alloggio (nonché qualora l’alloggio o il vitto siano forniti gratuitamente) oppure di due terzi, in caso di rimborso analitico o di fornitura gratuita sia delle spese di alloggio che delle spese di vitto.

In questo articolato sistema normativo, assume particolare rilevanza quanto previsto dall’art. 10 del nuovo CCNL per i Dirigenti Industria (in vigore per il periodo 1° gennaio 2025 - 31 dicembre 2027), secondo cui al dirigente in trasferta viene riconosciuto, oltre al rimborso delle spese documentate di viaggio, vitto e alloggio, e per ogni periodo di trasferta non inferiore a 12 ore nell’arco temporale di 24 ore dalla partenza, un importo aggiuntivo in cifra fissa pari a 100 euro per spese non documentabili.

Ebbene, sotto il profilo fiscale, l’erogazione di tale somma fissa congiuntamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio rientra nel citato sistema di rimborso “misto”. Di conseguenza, a fronte dei 100 euro forfetari riconosciuti in virtù del CCNL, le canoniche franchigie (di € 46,48 ed € 77,47) subiscono la già menzionata riduzione di due terzi. L’importo eccedente la franchigia concorrerà integralmente a formare il reddito imponibile del dirigente, subendo la tassazione ordinaria in busta paga.